Manual de Configuração e Autorização de Cotação
v26.06a
Orienta a configuração de autorizadores para cotações, estabelecendo fluxos de aprovação estruturados e integrados ao padrão já consolidado para requisições e pedidos de compra.
user_manual
public
manual-de-configuracao-e-autorizacao-de-cotacao
|
Gestão Administrativa
28
04/08/2026 11:51
· Bernardo
- Título
- Manual de Configuração e Autorização de Cotação
- Slug
- configuracao-autorizacao
- Sistema(s)
- Gestão Administrativa
- Chamado
- "0000560689"
- Categoria
- user_manual
- Tipo
- how-to
- Autor
- Willian Stefanes de Oliveira
- Setor
- qualidade
- Modulo
- Gestão Administrativa
- Publico
- ""
- Keywords
- ["autorizadores", "cotação", "aprovação", "fluxo", "requisição", "pedido de compra"]
- Versao Documento
- 1
- Revisão
- Paulo Bley
- Aprovado em
- agosto de 2026
- Versão Pipeline
- ia-forja
- Ultima Revisao
- "2026-08-04"
--- title: Manual de Configuração e Autorização de Cotação slug: configuracao-autorizacao sistema: Gestão Administrativa chamado: "0000560689" categoria: user_manual tipo: how-to autor: Willian Stefanes de Oliveira setor: qualidade modulo: Gestão Administrativa publico: "" keywords: ["autorizadores", "cotação", "aprovação", "fluxo", "requisição", "pedido de compra"] versao_documento: 1 revisao: Paulo Bley aprovado_em: agosto de 2026 versao_pipeline: ia-forja ultima_revisao: "2026-08-04" --- ## Visão Geral O processo de **autorizadores para Cotações** permite a aprovação estruturada de cotações, ampliando uma funcionalidade que já estava disponível para Requisições e Pedidos de Compra. Com essa melhoria, as cotações seguem um fluxo de aprovação que proporciona mais controle, segurança e conformidade no processo de compras. ## Autorizadores para Cotações O sistema implementou o processo de **autorizadores para as Cotações**, oferecendo um fluxo de aprovação que se integra ao padrão já consolidado para **Requisições** e **Pedidos de Compra**. Essa padronização garante uma experiência consistente no controle de documentos de compra.  ## Utilização do Processo de Autorização O processo de autorização pode ser configurado para funcionar **com ou sem Grupo de Autorizadores**, permitindo que a empresa escolha a forma de aprovação que melhor se adapta às suas regras e fluxo de trabalho.  ## Nova Tela de Autorizações nas Rotinas de Compras A tela de **Autorizações** foi modernizada e padronizada para atender às principais rotinas do módulo de Compras (Requisições, Cotações e Pedidos). A alteração proporciona uma experiência mais intuitiva, facilitando o gerenciamento e o acompanhamento das aprovações em um único padrão de interface.   ### Tela para Autorização de Requisições  ### Tela para Autorização de Cotações  ### Tela para Autorização de Pedidos  ### Tema da Tela — Modo Claro ou Escuro A interface da tela de autorizações pode ser alterada entre tema claro e escuro de acordo com a preferência do usuário.  ## Configuração dos Autorizadores Para utilizar o processo de autorização, além da configuração dos parâmetros gerais, é necessário observar as seguintes opções: - Quando configurado como **"Não"** (sem grupos de autorizadores), basta informar o usuário responsável pela aprovação diretamente nas **Requisições**, **Cotações** e **Pedidos**. - Quando configurado como **"Sim"** (com grupos de autorizadores), é necessário cadastrar os aprovadores por meio da rotina **Cadastros > Autorizadores**, definindo os autorizadores para Requisições, Cotações e Pedidos.  ## Cadastro de Grupos de Autorização Na rotina de cadastro de grupos de autorização, são definidas as configurações do **Grupo de Autorização**, como o valor limite (teto) para aprovação, a quantidade de aprovações necessárias e os respectivos usuários autorizadores que farão parte do fluxo de aprovação. ### Exemplo de Cadastro de Grupo de Autorização  ## Funcionamento do Teto e da Quantidade de Autorizações O **Teto** define o valor a partir do qual o sistema passa a exigir um número maior de aprovações. A **Quantidade de Autorizações** determina o número máximo de níveis de aprovação que poderão ser exigidos para um documento. Em outras palavras, o **Teto** funciona como um limite de valor: documentos com valor igual ou inferior a esse limite seguem o fluxo normal de aprovação, enquanto documentos que o ultrapassam exigem aprovação até o nível máximo configurado no grupo. ## Quando o Teto é Considerado O valor do Teto é verificado no momento em que a **Cotação** ou o **Pedido** é enviado para aprovação, passando para a situação **Pendente de Autorização**. Nesse momento, o sistema compara o valor total do documento com o Teto definido para o grupo: - **Valor menor ou igual ao Teto:** segue o fluxo normal de aprovação, exigindo apenas o menor nível de autorizador habilitado para aquele valor. - **Valor maior que o Teto:** o sistema passa a exigir aprovações até o nível máximo definido em **Quantidade de Autorizações**. Após essa validação, o nível de aprovação necessário fica gravado no documento e não é recalculado durante o processo de aprovação. Dessa forma, mesmo que o cadastro do grupo seja alterado posteriormente, o documento continuará obedecendo às regras vigentes no momento em que foi enviado para autorização. ## Exemplo de Aplicação do Teto Grupo de Autorização configurado com: - **Teto:** R$ 10.000,00 - **Quantidade de Autorizações:** 3 Situações: - **R$ 3.500,00:** abaixo do Teto, segue o fluxo normal de aprovação. - **R$ 9.900,00:** ainda abaixo do Teto, segue o fluxo normal de aprovação. - **R$ 12.000,00:** acima do Teto, exige aprovação até o **3º nível** de autorizadores. ## Aplicação da Regra de Teto Essa regra é utilizada quando a empresa trabalha com **Grupos de Autorizadores** e é aplicada às **Cotações** e aos **Pedidos de Compra**. O mesmo comportamento é adotado tanto nas aprovações realizadas pelo sistema quanto pelo aplicativo ou pela versão web, garantindo que todos utilizem exatamente o mesmo nível de aprovação definido no momento do envio do documento. ## Configuração dos Usuários Autorizadores Na aba **Usuários Autorizadores**, são definidos os usuários habilitados a realizar as aprovações, bem como a **alçada de valor**, o **nível de autorização** e o **tipo de documento** que cada usuário poderá autorizar.  ## Mensagem de Confirmação ao Salvar o Usuário Autorizador Após salvar o cadastro do usuário autorizador, o sistema apresenta uma mensagem de confirmação sobre a configuração realizada, indicando os níveis de autorização e documentos configurados.  ## Validação da Alçada para Aprovação de Cotações Para aprovar uma Cotação, o usuário deve possuir uma alçada de aprovação igual ou superior ao valor total do documento. Caso a alçada configurada seja inferior ao valor da cotação, o sistema não permitirá que a aprovação seja realizada. ### Exemplo de Validação de Alçada  ### Aba de Usuários Solicitantes  ### Aba de Alçada Mensal dos Usuários Autorizadores A Alçada Mensal controla apenas os **Pedidos de Compra** aprovados, garantindo que o total de aprovações de um autorizador não exceda o limite mensal configurado.  > **Importante:** A Alçada Mensal controla apenas os Pedidos de Compra aprovados. ## Configuração da Autorização de Cotações Após realizar todas as configurações necessárias de autorizadores e grupos, é preciso informar o autorizador ou o grupo de autorizadores na Cotação. Somente com essa definição a Cotação poderá ser encaminhada para aprovação e ficará disponível na tela de Autorizações.  ## Lançamento dos Custos da Cotação Após o cadastro dos itens ou serviços e a seleção dos fornecedores participantes, é necessário realizar o lançamento dos respectivos custos da cotação. Somente após essa etapa a cotação estará pronta para seguir o fluxo de autorização.   ## Seleção de Fornecedores e Lançamento dos Custos Selecione os **fornecedores participantes** da cotação e informe o **custo correspondente** para cada item ou serviço, garantindo que todos os valores necessários para a análise e aprovação da cotação estejam devidamente registrados.  ### Configuração do Tipo de Frete Para que o valor do frete seja incluído no custo total, é necessário informar seu valor e selecionar na opção **"Tipo do Frete"** a alternativa **"Contratação do frete por conta de Destinatário (FOB)"**.  ### Gravação dos Custos e Finalização da Cotação Após informar todos os custos e detalhes do frete, grave os custos e finalize a cotação para que ela esteja pronta para encaminhamento à aprovação.  ## Análise da Cotação Após o lançamento dos custos, realize a **Análise da Cotação**, avaliando as propostas apresentadas pelos fornecedores para definir a melhor opção de compra antes de encaminhar o processo para autorização.   ### Atualização da Situação para "Aguardando Autorização" Após a conclusão da análise, a situação da cotação é atualizada automaticamente para **"Aguardando Autorização"**, permitindo que os autorizadores configurados realizem a revisão e aprovação do documento.  ## Consulta da Cotação para Autorização Após a finalização da análise, a Cotação ficará disponível na tela de **Autorizações**, onde o autorizador poderá consultar as informações, analisar os detalhes da compra e realizar a aprovação ou reprovação, conforme sua alçada e permissões configuradas.   ### Ícone de Informações da Cotação O ícone localizado no canto superior direito da tela traz informações detalhadas sobre a cotação, facilitando a consulta rápida de dados essenciais durante a análise.   ### Botão de Filtros para Refino da Busca O botão **Filtros** possibilita um melhor refino na busca das cotações, permitindo filtrar por status, fornecedor, data e outros critérios.   ### Opção "Reprovar os Demais ao Aprovar" Quando marcada, a opção **"Reprovar os demais ao aprovar"** garante que ao aprovar um fornecedor, os demais concorrentes sejam automaticamente reprovados, facilitando a decisão única entre fornecedores.  ### Autorização e Reprovação de Cotações com Observações Nessa tela é possível **autorizar** e **reprovar** as cotações apresentadas, bem como inserir **observações do autorizador** para registro das justificativas de decisão.  ### Finalização ou Rejeição da Cotação Após a aprovação ou reprovação dos itens/serviços, é preciso **finalizar a cotação** ou **rejeitá-la** para que o processo avance ou retorne.  ### Estados da Cotação Após Autorização Após a finalização ou rejeição, a cotação ficará com a situação **"Gerar Pedido"** (quando aprovada) ou **"Rejeitada"** (quando reprovada), indicando o próximo passo do processo.  ### Consulta de Itens com Autorização e Observações Na grade de consulta, ao selecionar **"Exibir os itens"**, é possível visualizar os detalhes da autorização de cada item e as observações inseridas pelo aprovador durante o processo de aprovação.  ### Identificação do Fornecedor Escolhido Dentro da cotação é possível visualizar qual foi o fornecedor escolhido durante o processo de autorização, facilitando a rastreabilidade da decisão.  ### Sequência para Geração do Pedido de Compra Após a finalização do processo de autorização, o fluxo segue automaticamente para a geração do Pedido de Compra, continuando o ciclo de compras no sistema. ## Informações do documento > Autor: Willian Stefanes de Oliveira > > Setor: qualidade > > Módulo: Gestão Administrativa > > Chamado: 0000560689 > > Versão do Sistema: 26.06a > > Versão do documento: 1 > > Revisão: Paulo Bley > > Aprovado em: agosto de 2026 --- > 📎 **Arquivos originais:** [Manual_de_Configuracao_e_Autorizacao_de_Cotacao.docx](https://drive.google.com/uc?export=download&id=11kNW9Q844MNijOUrGL0USxxXwMMc_BPv)
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