Registro 1601 SPED Fiscal - Documentação Funcional
v26.06a
Orienta o operacional na utilização da tela de Movimento Registro 1601, explicando validações e o impacto dos dados cadastrados na geração do arquivo SPED Fiscal.
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Arquivos Digitais - SPED
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12/06/2026 08:01
· Marcos
## Visão Geral O Registro 1601 faz parte do SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital — EFD: Escrituração Fiscal Digital) e tem por objetivo informar ao fisco os valores pagos ou creditados a pessoas físicas ou jurídicas durante o período de apuração. Ele é gerado dentro do Bloco 1 do arquivo SPED e relaciona, por parceiro comercial, os montantes totais classificados em três categorias: incidência de ICMS/VS, ISS e Outros. Em situações onde recebimentos são realizados em dinheiro e posteriormente depositados no banco, o sistema não consegue rastrear automaticamente a origem tributária do valor. Para resolver essa necessidade, foi criado um processo manual de registro e pré-classificação dos valores do Registro 1601, acessível pela tela **Movimento — Registro 1601 SPED Fiscal**. Este documento descreve como utilizar essa tela, quais validações o sistema aplica e como os dados cadastrados impactam diretamente a geração do arquivo SPED Fiscal. ## Ficha - **Público:** Usuário operacional fiscal e equipe de suporte Teorema - **Pré-requisitos:** Acesso ao módulo Arquivos Digitais; movimentos financeiros do período lançados; parceiros com código SPED cadastrado - **Quando usar:** Mensalmente, antes de gerar o arquivo SPED Fiscal, para cadastrar e validar os valores do Registro 1601 da empresa e período de apuração ## Local do Processo no Sistema A tela de Movimento Registro 1601 está disponível no módulo **Arquivos Digitais**, acessado pelo menu principal do sistema. O caminho é: **Arquivos Digitais > Gerações > Processos Auxiliares > Movimento Registro 1601 Sped Fiscal — ICMS/IPI**  ## Tela de Consulta Ao acessar o processo, o sistema exibe a tela **Consulta — Registro 1601 SPED Fiscal**, que lista todos os registros já cadastrados. Use os campos **Documento** e **Período** para filtrar os registros exibidos na grade.  As colunas da grade de consulta são: | Coluna | Descrição | | --- | --- | | Empresa | Código e nome da empresa do movimento | | Período | Data de início e fim do período declarado | | Status | Situação atual do registro (Novo, Processado ou Validado) | | Data de Geração | Data em que o registro foi validado/liberado | | Usuário | Usuário responsável pela validação | > **Nota:** Utilize os botões de navegação **Primeiro**, **Anterior**, **Próximo**, **Último** — ou as teclas PageUp/PageDown — para se mover entre os registros. ## Tela de Movimento Ao selecionar um registro na consulta ou ao clicar em **Incluir**, o sistema abre a tela **Movimento Registro 1601 SPED Fiscal**, onde toda a operação é realizada.  ## Cabeçalho — Empresa e Período O cabeçalho da tela de movimento contém três campos obrigatórios: | Campo | Descrição | Obrigatório | | --- | --- | --- | | Empresa | Empresa para a qual o Registro 1601 será gerado | Sim | | Data Ini | Data de início do período de apuração | Sim | | Data Fim | Data de fim do período de apuração | Sim | > ⚠️ **Atenção:** Os campos **Empresa**, **Data Ini** e **Data Fim** só podem ser alterados enquanto o registro não tiver sido processado. Após o processamento, esses campos ficam bloqueados para edição. ## Aba: Registros 1601 — Parceiros No Registro 1601, a aba **1 Registros 1601** exibe a grade de parceiros. Cada linha representa um parceiro comercial com os respectivos valores apurados no período.  Os campos de cada linha da grade são: | Campo | Descrição | | --- | --- | | Código Parceiro (IP) | Código do participante conforme cadastro do SPED | | Código IT | Código complementar do participante (quando aplicável) | | Total VS (ICMS) | Valor total com incidência de ICMS — campo VLTOTVS do SPED | | Total ISS | Valor total com incidência de ISS — campo VLTOTISS do SPED | | Total Outros | Valor total de outras incidências — campo VLTOTOUTROS do SPED | ## Aba: Documentos do Período No Registro 1601, a aba **2 Documentos do Período** exibe os documentos fiscais que compõem os valores calculados para cada parceiro. Essa aba serve exclusivamente como rastreabilidade — os documentos relacionados não são exportados para o arquivo SPED. > **Nota:** Para cada parceiro selecionado na grade, os documentos associados ficam visíveis nesta aba, permitindo identificar a origem de cada valor gerado. ## Botões e Ações da Tela Os botões disponíveis na barra de ferramentas variam conforme o status do registro: | Botão | Função | Quando disponível | | --- | --- | --- | | Retornar | Fecha a tela e retorna à consulta | Sempre disponível | | Incluir | Inicia o cadastro de um novo Registro 1601 | Modo consulta | | Excluir | Remove o registro atual (apenas não validados) | Status Novo ou Processado | | Processar | Executa o pré-processamento automático | Após informar empresa e período | | Validar | Libera o registro para geração do SPED | Apenas para status Processado (S) | | Editar | Habilita a edição manual dos valores | Registros não validados | | Salvar | Confirma e grava as alterações | Durante edição ou inclusão | | Cancelar | Descarta as alterações | Durante edição ou inclusão | > ⚠️ **Atenção:** Registro com status Validado fica bloqueado para edição. Para cancelar uma validação, consulte a equipe técnica. ## Fluxo Operacional Completo O processo de cadastro e liberação do Registro 1601 segue as etapas abaixo, em sequência obrigatória: 1. Acesse **Arquivos Digitais > Gerações > Processos Auxiliares > Movimento Registro 1601 Sped Fiscal** e aguarde a tela de consulta carregar. 2. Clique em **Incluir**. A tela de movimento será habilitada para preenchimento. 3. Informe a **Empresa** utilizando o campo de busca (campo obrigatório). 4. Informe o período preenchendo **Data de Início** e **Data de Fim** do mês de apuração. 5. Clique em **Processar**. O sistema buscará automaticamente todos os movimentos financeiros do período, calculará as proporções de ICMS, ISS e Outros por parceiro, e preencherá a grade de registros. 6. Verifique os valores gerados na grade de parceiros. Se necessário, clique em **Editar**, corrija os valores e confirme com **Salvar**. 7. Clique em **Validar** e confirme. O registro ficará com status Validado e estará disponível para geração do SPED Fiscal. > **Nota:** Com o registro validado, na próxima geração do SPED Fiscal o sistema utilizará automaticamente os valores cadastrados para compor as linhas do Registro 1601 no arquivo de saída. ## Processamento Automático — Botão Processar Ao clicar em **Processar**, o sistema executa o pré-processamento do período informado nas seguintes etapas: 1. **Busca de movimentos:** consulta todos os movimentos financeiros do período para a empresa selecionada. 2. **Agrupamento por parceiro:** os movimentos são agrupados por parceiro comercial (código do participante SPED). 3. **Cálculo proporcional:** para cada parceiro, calcula qual parcela do valor recebido corresponde a ICMS (VS), ISS e Outros. 4. **Preenchimento da grade:** os resultados são gravados e exibidos na grade de parceiros da tela.  > **Nota:** Durante o processamento, o sistema exibe uma barra de progresso. Aguarde a conclusão antes de realizar qualquer outra ação. > ⚠️ **Atenção:** É possível clicar em **Processar** novamente antes de validar — o sistema substituirá os dados existentes pelos novos resultados. Após a validação, o reprocessamento não é permitido. ## Grade de Documentos Relacionados — apenas para conferência No Registro 1601, a grade de **Documentos Relacionados** lista todos os documentos fiscais e financeiros analisados pelo sistema para calcular os valores de cada parceiro. As colunas exibidas são: número do documento, valor, código de conta, conta, código do tipo de recebimento e tipo de recebimento.  > **Nota:** Os documentos relacionados não são exportados para o arquivo SPED. A finalidade dessa grade é apenas permitir que o usuário identifique quais documentos foram analisados pelo sistema para gerar os valores exibidos na grade de parceiros. ## Edição e Inclusão Manual de Parceiros No Registro 1601, após o processamento automático é possível editar os valores de um parceiro existente ou incluir novos parceiros manualmente diretamente na grade, sem necessidade de reprocessar. Os campos disponíveis na edição manual são: | Campo | Descrição | | --- | --- | | Parceiro IP | Código do participante principal conforme cadastro do SPED. Campo obrigatório. | | Parceiro IT | Código do participante complementar. Preenchido apenas quando aplicável. | | Total VS (ICMS) | Valor total com incidência de ICMS — campo VLTOTVS do SPED. | | Total ISS | Valor total com incidência de ISS — campo VLTOTISS do SPED. | | Total Outros | Valor total de outras incidências — campo VLTOTOUTROS do SPED. |  **Como incluir um novo parceiro manualmente:** 1. Com o registro no status Processado, clique em **Editar**. 2. Na lateral da grade, clique no ícone **+** (adicionar linha). 3. Preencha o campo **Parceiro IP**. 4. Informe os valores nos campos **Total VS**, **Total ISS** e/ou **Total Outros**. 5. Clique em **Salvar** para confirmar. > ⚠️ **Atenção:** Parceiros incluídos ou editados manualmente substituem o resultado do processamento automático para aquele registro. Caso o período precise ser reprocessado, os valores manuais serão substituídos. Salve e valide antes de reprocessar. ## Status do Registro No Registro 1601, o campo **Status** indica a situação atual e controla quais ações são permitidas: | Status | Significado | Ações permitidas | | --- | --- | --- | | [N] Novo | Registro incluído mas ainda não processado. Empresa e período podem ser alterados. | Editar cabeçalho, Processar, Excluir | | [S] Processado | O pré-processamento foi executado e os dados foram gerados. Os valores podem ser editados manualmente. | Editar valores, Reprocessar, Validar, Excluir | | [V] Validado | Registro liberado e disponível para a geração do SPED Fiscal. Bloqueado para alterações. | Apenas visualização. Geração do SPED habilitada. |  ## Regras de Validação e Bloqueios ### Para executar o Processamento - O campo **Empresa** deve estar preenchido. - Os campos **Data Ini** e **Data Fim** devem estar preenchidos e o período deve ser válido. - O registro não pode estar com status Validado. ### Para executar a Validação - O registro deve estar com status Processado. - A grade de parceiros não pode estar vazia. - Não pode existir outro registro validado para a mesma empresa e mesmo período. > ⚠️ **Atenção:** Bloqueio por duplicidade — caso já exista um registro validado para a mesma empresa e período, o sistema exibirá a mensagem: *Já existe um registro SPED*1601 validado para esta empresa no período informado. Cancele a validação do registro existente antes de validar este._ ### Para excluir um registro - Registros com status **Validado** não podem ser excluídos diretamente. É necessário cancelar a validação primeiro. - Registros com status **Novo** ou **Processado** podem ser excluídos normalmente. ## Mensagens do Sistema O sistema exibe mensagens de confirmação e bloqueio nas seguintes situações: | Situação | Mensagem exibida | O que fazer | | --- | --- | --- | | Tentativa de validar registro não processado | O registro deve estar com status Processado para ser validado. | Clique em Processar primeiro | | Grade de parceiros vazia ao validar | Não há itens cadastrados para validar. | Execute o processamento ou inclua parceiros manualmente | | Duplicidade de validação | Já existe um registro SPED_1601 validado para esta empresa no período. | Localize e cancele a validação do registro existente | | Confirmação de validação | Confirmar a validação do Registro 1601? | Clique em Sim para confirmar ou Não para cancelar | | Tentativa de fechar com edição em andamento | Finalize a operação antes de fechar. | Salve ou cancele a edição antes de fechar | ## Relação com a Geração do SPED Fiscal O processo de geração do arquivo SPED Fiscal é realizado em uma tela separada. Quando o sistema processa o Bloco 1 do arquivo SPED, ele busca automaticamente os registros 1601 validados para a empresa e período selecionados: 1. O sistema busca todos os registros com status **Validado** para a empresa e período informados. 2. Para cada parceiro, gera uma linha no formato: `|1601|COD_PARCEIRO||TOTAL_VS|TOTAL_ISS|TOTAL_OUTROS|` 3. Se não houver nenhum registro validado para o período, o sistema bloqueará a geração. > ⚠️ **Atenção:** Na geração do SPED, se o Registro 1601 não estiver cadastrado e validado antes da geração, o sistema bloqueará a geração com a mensagem: *Não há movimento do Registro 1601 cadastrado para o período, impossível continuar.* ## Opção "Base no Cadastro" na Geração do SPED Na tela de **Geração do SPED Fiscal — Escrituração Fiscal Digital**, existe a opção **Base no Cadastro** para o Registro 1601. Quando ativada, o sistema utilizará exclusivamente os dados cadastrados e validados na tela de Movimento Registro 1601.  > 💡 **Dica:** Use a opção Base no Cadastro sempre que o Registro 1601 tiver sido cadastrado e validado manualmente. Isso garante que os valores no SPED reflitam exatamente o que foi declarado pelo usuário. ## Exemplos Práticos de Utilização ### Exemplo 1 — Cadastro mensal do Registro 1601 **Situação:** Final do mês de abril de 2026. O usuário precisa cadastrar o Registro 1601 para a empresa REHNOLT antes da geração do SPED. 1. Acesse **Arquivos Digitais > Gerações > Processos Auxiliares > Movimento Registro 1601 Sped Fiscal**. 2. Na tela de consulta, clique em **Incluir**. 3. Selecione a empresa REHNOLT. 4. Informe o período: 01/04/2026 a 30/04/2026. 5. Clique em **Processar** e aguarde o processamento. 6. Verifique os parceiros e valores gerados na grade. 7. Clique em **Validar** e confirme. ### Exemplo 2 — Correção de valores antes da validação **Situação:** O processamento automático gerou um valor incorreto para um determinado parceiro. 1. Com o registro no status Processado, clique em **Editar**. 2. Na grade, localize o parceiro com valor incorreto. 3. Corrija os campos **Total VS**, **Total ISS** ou **Total Outros**. 4. Clique em **Salvar** e depois em **Validar**. ### Exemplo 3 — Substituição de um registro validado > ⚠️ **Atenção:** Não é possível editar diretamente um registro validado. O procedimento correto é cancelar a validação, fazer as correções e revalidar. 1. Localize o registro validado na tela de consulta. 2. Entre em contato com o suporte técnico para cancelar a validação (ver [Situações que requerem intervenção técnica](#situações-que-requerem-intervenção-técnica)). 3. Com o status Processado, realize as edições necessárias. 4. Reprocesse se necessário e revalide o registro. ## Orientações para a Equipe de Suporte ### Checklist — Registro 1601 não aparece no SPED - [ ] Verificar se existe registro cadastrado para a empresa e período corretos - [ ] Verificar se o status do registro é **Validado** (não apenas Processado) - [ ] Confirmar que a empresa na tela de Geração do SPED é a mesma do registro cadastrado - [ ] Confirmar que o período da geração coincide exatamente com o período do registro - [ ] Verificar se a opção **Base no Cadastro** está ativada na tela de Geração do SPED - [ ] Verificar se a grade de parceiros do registro não está vazia ### Checklist — Usuário não consegue validar - [ ] Verificar se o status atual é **Processado** (não Novo) - [ ] Verificar se a grade de parceiros possui pelo menos um registro - [ ] Pesquisar se já existe outro registro validado para a mesma empresa e período - [ ] Verificar permissões do usuário no sistema ### Situações que requerem intervenção técnica As situações abaixo exigem acesso técnico ao banco de dados e devem ser executadas com autorização do responsável: | Situação | Procedimento | | --- | --- | | Cancelar a validação de um registro | Atualizar o campo SPPROCESSADO de V para S na tabela SPED1601 via SQL, com autorização do responsável | | Excluir registro validado | Cancelar a validação primeiro, depois excluir pela tela | | Dados de parceiros ausentes após processamento | Verificar se os movimentos financeiros estão corretamente lançados e se os parceiros possuem código SPED cadastrado | | Processamento não finaliza ou trava | Verificar volume de transações do período; em períodos com grande volume, o processamento pode demorar | ## Observações Técnicas As tabelas do banco de dados envolvidas no Registro 1601 são: | Tabela | Finalidade | | --- | --- | | SPED1601 | Registro mestre: uma linha por empresa/período. Contém o status SPPROCESSADO, datas, empresa e usuário que validou. | | SPED1601IT | Registros de parceiros: uma linha por parceiro por registro mestre. Contém os totais de VS (ICMS), ISS e Outros. | O campo `SP_PROCESSADO` pode conter os seguintes valores: | Valor | Significado | | --- | --- | | [espaço] (vazio) | Registro novo, sem processamento | | S | Processado — dados gerados, aguardando validação | | V | Validado — disponível para geração do SPED | > **Nota:** O novo processo foi validado por comparação byte a byte com o processo legado do SPED Fiscal em 6 meses consecutivos (novembro/2025 a abril/2026), resultando em arquivos idênticos em todos os períodos testados. O novo processo está aprovado para uso em produção. ## Conferência Obrigatória Antes da Geração e Transmissão do SPED > ⚠️ **Atenção:** Leitura obrigatória antes de transmitir o SPED Fiscal. O sistema realiza o processamento e a geração do Registro 1601 com base exclusivamente nas informações cadastradas. A responsabilidade pela conferência, validação e entrega correta dos dados ao SPED é integralmente da empresa e do usuário responsável pela escrituração fiscal. Pontos obrigatórios de conferência: - Os parceiros listados correspondem aos fornecedores, clientes ou prestadores que realizaram pagamentos ou recebimentos no período? - Os valores de **Total VS (ICMS)**, **Total ISS** e **Total Outros** refletem corretamente a realidade das operações? - Os valores foram conciliados com os lançamentos contábeis e financeiros do período? - A soma é consistente com os demais blocos do SPED (C100, D100, E100)? - Não existem parceiros duplicados ou com valores zerados indevidamente? Os pontos de verificação de obrigatoriedade antes de iniciar o processo são: | Ponto de verificação | Orientação | | --- | --- | | Obrigatoriedade estadual | Confirmar se o estado onde a empresa está domiciliada exige a entrega do Registro 1601. A obrigatoriedade varia conforme legislação estadual vigente. | | Perfil tributário da empresa | Verificar se o regime tributário se enquadra na obrigatoriedade do registro. Empresas do Simples Nacional, MEI ou com determinadas atividades podem estar dispensadas. | | Período de competência | Confirmar que o período informado corresponde exatamente ao período de apuração do SPED. | | Valores de referência | Cruzar os valores do Registro 1601 com os relatórios financeiros e contábeis do período. | ### Checklist de validação final antes da transmissão - [ ] Confirmar com o contador se o Registro 1601 é obrigatório para a empresa e estado - [ ] Conferir se todos os parceiros listados são válidos e correspondem ao período - [ ] Validar os valores de **Total VS (ICMS)**, **Total ISS** e **Total Outros** de cada parceiro - [ ] Conciliar os totais com os lançamentos contábeis e financeiros do período - [ ] Confirmar que o período do registro coincide com o período do SPED - [ ] Após a geração, validar o arquivo com o programa validador da SEFAZ antes de transmitir - [ ] Guardar cópia do arquivo gerado e do registro de validação para fins de auditoria > 💡 **Dica:** Realize a conferência do Registro 1601 com antecedência em relação ao prazo de entrega do SPED. Ajustes e reprocessamentos podem ser necessários, e a antecedência evita a transmissão com dados incorretos. > **Nota:** Em caso de dúvidas sobre o funcionamento do sistema, acione a equipe de suporte Teorema. Para dúvidas sobre a obrigatoriedade fiscal ou valores corretos, consulte o contador ou o departamento fiscal responsável pela empresa. ## Informações do documento > Autor: Willian Stefanes de Oliveira > Setor: Qualidade > Módulo: Gestão Administrativa > Chamado: 0000456822 > Versão do Sistema: 26.06a > Versão do documento: 01 > Revisão: Paulo Bley > Aprovado em: Junho de 2026 --- > 📎 **Arquivos originais:** [MANUAL Registro 1601 SPED Fiscal - Documentação Funcional 456822.docx](https://drive.google.com/uc?export=download&id=1dEevSHbwWR7Mrit0Z6ucRmTQEcgT47Es) · [MANUAL Registro 1601 SPED Fiscal - Documentação Funcional 456822.pdf](https://drive.google.com/uc?export=download&id=1bRp4NlGQ8WX3OS81NftEvDpCS<em>8xhPs</em>)
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